K#1 Comment piloter une association de financement à la création d’entreprises

Hélène Mollaret a découvert le réseau Initiative il y a maintenant 17 ans. Première permanente de l’association Initiative Nord Isère, elle est aujourd’hui à la tête d’une équipe de 6 personnes et anime un réseau de 120 bénévoles. À ce jour, Initiative Nord Isère demeure la seule association du réseau Initiative France à être certifiée Iso 9001. La mission d’Hélène : répondre aux besoins des entreprises dans un tissu économique complexe en pleine mutation.

Dans cet épisode, vous découvrirez :

• Comment célébrer les 30 ans de l’association
• Quel est l’impact de la nouvelle structure régionale
• Quelle est la gouvernance de l’association et comment est-elle structurée
• Quelle est sa posture en tant que dirigeante
• Comment communiquer avec sa communauté
• Quels indicateurs ajouter à son tableau de bord
• Quels outils utiles dans le pilotage au quotidien
• Comment manager l’équipe permanente
• Quel est l’évènement signature de l’association

Fiche d’identité d’Initiative Nord Isère

• L’association fait partie du réseau Initiative France, qui compte 200 associations réparties sur tout le territoire.
• Initiative France est le premier réseau participatif de financement pour les créateurs et repreneurs d’entreprises.
• Initiative Nord Isere a été créée en 1988 et vient de fêter ses 30 ans.

Chiffres clés de l’association

• 6 salariés permanents
• 120 bénévoles
• Budget : 1 200 000 € qui permet de financer chaque année 110 à 120 entreprises
• L’activité permet la création et / ou le maintien de 250 emplois annuellement sur le territoire

Comment célébrer les 30 ans de l’association ?

Les facteurs clés de succès

• 3 mois de travail pour monter le projet
• 3 mois de recherches de financement
• Appels aux sponsors
• Des partenaires historiques et des entrepreneurs investis

Contrepartie des partenaires

• Les sponsors ont eu de la visibilité lors de la soirée et la possibilité de s’exprimer par des témoignages ou des présentations, grâce à un stand pour certains.
• Un journal a été créé spécialement édité pour l’occasion : un cahier spécial du Dauphiné, distribué à leurs abonnés et remis aux invités lors de la soirée

La plus-value de la soirée des 30 ans ?

• L’évènement a permis de donner de la visibilité à l’association auprès du grand public
• Il a permis la mise en lumière des actions, des missions.
• Il a permis de montrer la mobilisation autour du projet
• Il a permis la mise en valeur du réseau : les partenaires financiers, les collectivités territoriales, les membres actifs de l’association
• Une meilleure connaissance de l’association avec le cahier qui retrace son parcours.
• Tout ce qui a été fait a été retracé et révélé.

 

Quel est l’impact de la nouvelle structure régionale ?

Pourquoi avoir mis en place la structure régionale Initiative Auvergne Rhône-Alpes ?

• Les permanents des réseaux Initiative départementaux se sentaient assez isolés.
• Progressivement, les gouvernances ont eu besoin d’échanger entre elles.
• Les partenaires financiers ont émis le souhait de n’avoir plus qu’un seul interlocuteur
• La structure régionale s’est ainsi établie au fur et à mesure, en rapport avec la demande de coordination.

L’impact sur le quotidien ?

• La coordination régionale devient la tête par laquelle passe les financements.
• La manière de travailler a changé. Les process sont calés au niveau de la région.
• Les postes ont été un peu allégés au niveau local.
• Le service s’est harmonisé : il est le même à chaque endroit.

Défis de la fonction de Directrice d’Initiative Nord Isère

• Pouvoir toujours répondre aux besoins des entrepreneurs : les profils changent, les besoins sont très différents.
• La structure doit se réadapter sans cesse.
• Les moyens restent limités : il faut une gestion qui soit la plus pragmatique possible.
• Il faut répondre aux besoins avec une logique économique : l’association est financée à 80% par des fonds publics.

Quelle est la Gouvernance et comment est-elle structurée ?

Comment est organisée la gouvernance de l’association ?

• Un Conseil d’Administration composé de 21 membres, qui se réunit 3 fois par an. Un changement de gouvernance se prépare après 10 ans de stabilité. Le renouvellement des membres se fait tous les 3 ans. Les mandats ne sont pas limités dans le temps.
• Un Bureau composé de 6 membres, qui se réunit 1 fois par mois pour une réunion de 2h.
• Un Président qui est en place depuis 2007.

Renouveler un Conseil d’Administration, le défi !

• Le défi est d’amener une nouvelle équipe à prendre des responsabilités.
• Il faut réussir à garder le même positionnement avec un monde qui change rapidement à l’extérieur est une équipe qui se renouvelle de l’intérieur.

Des mandats d’Administrateur sans limitation de durée

Les pour

• La stabilité permet de construire dans le temps.
• Elle permet de tisser des liens solides avec les partenaires.
• De mettre en place des repères pour tout le monde.
• Le réseau évolue dans un système complexe : la stabilité permet de bien cerner et appréhender les enjeux.

Les contre

• Une gouvernance qui ne se renouvelle pas régulièrement ne permet pas à l’association de se mettre en mouvement, d’opérer les changements et d’anticiper.
• Personne ne voit de place à prendre, l’association ne paraît pas « ouverte » : il n’y a donc pas de renouvellement.
• L’idée est de trouver un juste milieu entre mouvement et stabilité.

Posture de la dirigeante

Zone de génie en tant que Directrice d’Initiative Nord Isère ?

• Capacité à fédérer l’équipe.
• Un certain leadership : à condition de croire au projet !
• La croyance dans le travail collaboratif.

Comment l’équipe est-elle managée ?

• L’équipe se réunit tous les 15 jours et travaille sur 2 temps différents.
• La réunion d’équipe dure environ une demi-journée (3 à 4h)
• 1 fois par mois sont traités les impératifs, les urgences, les échéances.
• Il y a un temps pour les informations descendantes en première partie de réunion : les informations émanant du réseau à l’échelle nationale.
• Puis un temps pour échanger sur les bonnes pratiques, les outils. Ce temps là est plus vécu comme un atelier.

Quelle est la difficulté la plus importante rencontrée dans l’association ?

• L’association dépend à 80% de fonds publics et cela reste compliqué dans la gestion des risques et la prise de décision.
• L’association doit fonctionner comme une entreprise, avec un modèle économique propre. Mais la dépendance est totale.
• La loi NOTRe (Nouvelle Organisation Territoriale de la République) a redéfinit les compétences attribuées à chaque collectivité territoriale. Des fusions ont eu lieu entre les conseils régionaux et les intercommunalités sur les plus grosses entités.

Cela a eu pour conséquences plusieurs choses :

• Il y a moins de décideurs, donc moins de personnes à convaincre.
• En revanche les moyens financiers ont été réduits.
• Les associations d’entreprises ont été fortement impactées.

 

Comment communiquer ?

Démarche de communication auprès des élus

• L’association maintien des liens avec les techniciens des partenaires institutionnels.
• Un rapport d’activité est édité une fois par an, à chaque niveau : national – régional – local
• Lorsqu’une entreprise nouvelle est créée grâce au soutien de l’association, chaque fois qu’un prêt est débloqué, le Maire de la commune concernée est informé. C’est une communication institutionnelle ciblée.

Comment communiquer plus globalement ?

• Avec les réseaux sociaux : l’association dispose d’une page publique Facebook. Cela permet de communiquer auprès du grand public et des entrepreneurs.
• Communication visuelle : l’association a créé des stickers pour que le logo soit repéré. Cela permet de soutenir l’association. C’est un effet visuel très local.
• La fédération nationale utilise Twitter.
• Un projet Linkedin est en cours.

 

La gestion de l’association : outils et indicateurs

Quels sont les indicateurs les plus efficaces ?

• Tous les chiffres clés de l’activité.
• Le taux de transformation : de la personne qui nous a contacté à la personne qui a créé son entreprise avec l’aide de l’association.
• La trésorerie : suivi mensuel ou à la quinzaine selon les actions en cours.
• Indicateur sur le temps passé aux missions. Très utile pour rechercher l’efficience de la mission.

L’association est certifiée ISO 9001. Quel retour après la certification ?

• Il a fallu s’approprier la version de 2015.
• La norme ISO 9001 a énormément structuré l’association.
• C’est un véritable levier pour les choix stratégiques et les actions à mettre en œuvre.
• L’équipe s’est appropriée la norme ISO mais elle n’est pas encore opérationnelle au quotidien.

Quels outils pour faciliter le travail et la gestion au quotidien ?

• L’association dispose d’une plateforme partagée.
• Google agenda pour le planning
• Xmind : outil de cartes euristiques, pour établir des cartes mentales. Cela permet d’avoir des présentations synthétiques sur des sujets complexes. C’est un outil très visuel pour la gestion de projets.

Quel est l’évènement signature de l’association ?

• C’est l’évènement annuel avec les parrains. Chaque année l’ensemble du réseau essaie de mettre en avant les parrains. Ce sont des chefs d’entreprises qui donnent du temps aux entrepreneurs pour les aider à mener leur projet. Cela permet de rompre avec l’isolement.
• Tous les ans, l’association fait un appel à de nouveaux parrains.

Conseils pour les jeunes qui voudraient devenir responsable d’association ?

• Surtout porter les valeurs et porter le projet associatif.
• Avoir envie de s’investir au-delà du métier du quotidien.
• Il est facile de former les personnes sur la technique, beaucoup moins de les former sur les valeurs. C’est un critère de recrutement important.

Pour en savoir plus sur l’ISO 9001, je vous invite à écouter l’épisode bonus « Nous avons osé l’Iso 9001 », réalisé avec Hélène il y a déjà 1 an ½, mais qui reste tout à fait d’actualité ! Vous découvrirez pourquoi se lancer dans une démarche de certification Iso 9001 pour son association, comment réussir et les résultats obtenus.

Teaser de l’épisode, 2 mn avec Hélène

C’est à vous !

Alors j’ai deux questions pour vous :

• Dans quelle structure êtes-vous impliqué·e ?
• Quels sont vos 3 mots pour décrire votre métier ?

Tenez-moi au courant dans les commentaires et poursuivons ces échanges !